اجرای هات تپ روی خطوط لوله و مخازن باید بر اساس دستورالعمل ها و مستندات مدون طراحی و مهندسی انجام شود. انجام یک فرایند پیچیده نظیر عملیات هات تپ، فرایندی ساده محسوب نمی شود که بتوان بدون رجوع به استانداردها و تدوین یک سری مستندات الزامی اجرایی امکان پذیر باشد. برخی از مجریان hot tap ممکن است تجارب و دانش بالای خود را به عنوان پشتوانه ای برای اجرای هر نوع عملیاتی در نظر گرفته و خود را بی نیاز از انجام هر گونه فرایند مهندسی و طراحی ببینند. در حالی که این روش، روش قابل توجیه و مطمئنی برای انجام عملیات محسوب نمی شود. تیم عملیاتی hot tap حتما باید متغیرهای تعیین کننده بر کار گرم را شناسایی کرده و با توجه به این متغیرها و عوامل تعیین کننده، دستور کارها و روش های اجرایی مساعد و مناسب را تدوین کنند.
در تدوین دستورالعمل اجرای هات تپ باید ابتدا کل فرایند را به اجزای آن تقسیم کنند و در خصوص هر فرایند عوامل تعیین کننده که می توانند به صورت بالقوه نقشی حائز اهمیت در پیشبرد فرایند داشته باشند را مشخص می کنیم. سپس بر حسب میزان اولویت و وزن هر یک از این فرایندها در روند اجرای هات تپ، شاخص های تعیین کننده در آن مورد شناسایی قرار می گیرند و بر حسب آن ها الزامات و استانداردهای انجام صحیح کار مورد مطالعه قرار می گیرند. در نهایت و به پشتوانه مطالعات و بررسی ها، و نیز دانش و تجربه ای که تیم اجرای هات تپ دارد، دستور کار اجرای فرایند نوشته می شود و بر اساس آن عملیات ها انجام می گیرند.
برای مثال یکی از فرایندهای مربوط به hot tap نصب یا جوشکاری فیتینگ روی لوله می باشد. در این خصوص تیم اجرای هات تپ باید استانداردها و دستورالعمل های بین المللی و مرجع جوشکاری روی خطوط لوله دارای سیال زنده را مورد مطالعه و بررسی قرار دهد. از سوی دیگر داده ها و مشخصات فنی خط شامل فشار و دمای سیال، ضخامت لوله، جنس لوله و مواردی از این دست نیز جمع آوری می شوند و با تطبیق دادن این داده ها به استانداردها ی مرجع، دستور کار اجرایی نحوه جوشکاری فیتینگ روی لوله تدوین می شود و در اختیار تین اجرای هات تپ قرار داده می شود تا فرایند مطابق با آن انجام گیرد. در این دستور کار مشخص خواهد شد که هر خط جوش چند تعداد پاس جوشکاری داشته باشد، از چه الکترودی باید برای جوشکاری استفاده کرد، اگر نیاز به جوشکاری آرگون است در خصوص آن الزامات لازم تدوین و نگارش شوند و به طور کلی، تمامی مراحل جوشکاری به نحوی که فرایند بدون ایراد و بدون ایجاد خطر انجام شود تدوین می شوند. معمولاً پاس اول جوش به صورت آرگون می باشد اما این حکم قطعی نیست و همه چیز بستگی به مطالعات مهندسی ای دارد که تیم طراحی و مهندسی اجرای هات تپ انجام خواهند داد.
تدوین دستورالعمل اجرای هات تپ، شامل شرح و تفصیل کلیه مراحل و الزامات و محدودیت های آن، به کار شناسنامه و شفافیت می دهد. مجری کار تصویری دقیق از آن چه باید انجام گیرد در ذهن متصور می شود و پیش از آغاز عملیات نسبت به تجهیزات، امکانات، لوازم و ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار اشراف کافی به دست می آورد.
از مزایای تدوین دستورالعمل اجرای هات تپ پیش از آفاز کار می توان موارد زیر را برشمرد:
- کلیه فرایندها پیش از آغاز عملیات شناسایی شده و تقدم و تأخرشان مشخص می شود. ضمن این که می توان با استفاده از این راهبرد توالی فرایندها را شناسایی کرده و به این ترتیب ضمن برنامه ریزی مناسب، کمترین زمان هدر رفت مابین هر یک از فرایندهای اجرای هات تپ را داشت.
- کلیه ایرادات احتمالی بالقوه که امکان بروز و رخدادشان وجود دارد شناسایی می شوند و می توان تدابیری برای رفع و رجوع شان فراهم کرد تا از بروز سانحه پیشگیری شود. به عبارتی در این چارچوب ما با نوعی اقدامات اصلاحی بازدارنده مواجه هستیم، به این معنا که قبل از بروز سانحه عوامل آن و تبعاتی که می تواند بر اجرای هات تپ داشته باشد شناسایی شده و به این ترتیب اقدامات اصلاحی پیشگیرانه انجام می شود تا در حین فرایند دچار آسیب و ایراد نشویم.
- مطلع کردن کارفرما از مراتب انجام کار، حساسیت هر کدام، الزامات آن، تجهیزات و تأسیساتی که از سوی کارفرما برای هر فرایند باید تهیه شوند، الزاماتی که کارفرما حین اجرای هر یک مراحل اجرای هات تپ باید رعایت کند، و مواردی از این دست شناسایی می شوند و به این ترتیب هماهنگی ها با کارفرما به حداکثر خود می رسد. ضمن این که کارفرما نیز نسبت به صحت و کیفیت فرایند هات تپ انجامی توسط مجری عملیات اطمینان و آسودگی خاطر بیشتری می یابد.
- مستندات و دستورالعمل های تدوین شده حکم سرمایه شرکت و پشتوانه ای را خواهد داشت که می تواند در پروژه های بعدی اجرای هات تپ مورد استفاده قرار گیرد. البته هر کار و هر پروژه هات تپ، الزامات و شرایط خاص خود را دارد، اما با این وجود اشتراکاتی در همه عملیات های اجرای هات تپ قطعاً وجود دارند و می توان در دستورالعمل ها به صورت مشترک مورد استفاده قرار داد. ضمن این که برخی پروژه بر حسب شرایط ویژه خود ممکن است ویژگی های خاص و منحصر به فرد خود را داشته باشند که تدوین راهکارها برای انجام آن ها می تواند به عنوان یک ابداع و نوآوری در فن آوری هات تپ معرفی شود. چه بسا بسیاری از این ابتکارات باعث ارتقای فرایند و تکنولوژی اجرایی hot tap شده اند و پیمانکار اجرایی بر حسب شرایط ویژه ای که در آن قرار گرفته است، فرایندهایی را ابداع کرده است که می توانند به ارتقای تکنولوژی و روش اجرای هات تپ کمک کنند.
مجموعه عوامل فوق فقط برخس از مزایای تدوین دستورالعمل برای اجرای هات تپ را شرح داده اند و برای آشنایی بیشتر با این مزایا می توان لیستی بلند بالاتر ارائه داد. مستندسازی فرایندها، شرح کارها و رویه ها، ایرادیابی و تجزیه و تحلیل حالات و اثرات بالقوه خطا، و مواردی از این دست جزو سرفصل های دستورالعمل اجرایی هات تپ خواهند بود و با استفاده از آن ها مجری کار می تواند فرایند را به بهینه ترین شکل ممکن به پیش ببرد. بهره وری از مهم ترین شاخص ها در هر فرایند صنعتی می باشد و مجری HOT TAP نیز با لحاظ کردن این شاخص باید زمینه ها را برای انجام کار به بهترین نحو ممکن فراهم کند.